¿Qué documentos necesitas cuando muere un familiar? Lista completa y orden

Cuando muere alguien cercano, el duelo se mezcla con una urgencia burocrática que nadie te prepara para enfrentar. En los días y semanas posteriores al fallecimiento, necesitas reunir una serie de documentos en un orden concreto, porque cada uno depende del anterior. Y si no sabes cuáles son ni dónde pedirlos, cada paso se convierte en una búsqueda agotadora.

Esta es la guía que ojalá nadie necesitara, pero que conviene tener a mano.

Las primeras 24-48 horas: lo inmediato

Certificado médico de defunción

Es lo primero. Lo emite el médico que certifica el fallecimiento, ya sea en el hospital, en el domicilio o a través del servicio de urgencias. Sin este documento no se puede hacer nada más.

Si el fallecimiento ocurre en un hospital, normalmente lo gestionan desde el propio centro. Si ocurre en el domicilio, hay que llamar al médico de cabecera o al servicio de urgencias para que acuda y emita el certificado.

Inscripción en el Registro Civil

Con el certificado médico, la funeraria o los familiares deben inscribir el fallecimiento en el Registro Civil del municipio donde se produjo la muerte. Esta inscripción debe hacerse en las primeras 24 horas, aunque en la práctica las funerarias suelen encargarse del trámite.

Certificado de defunción

Una vez inscrito el fallecimiento, puedes solicitar el certificado de defunción en el mismo Registro Civil. Este es el documento oficial que acredita la muerte ante cualquier organismo, banco o empresa. Necesitarás varias copias: al menos 4 o 5, porque te lo van a pedir en muchos sitios.

Coste: gratuito en su primera emisión. Las copias posteriores cuestan unos 3-4€ cada una.

Consejo práctico: pide suficientes copias desde el principio. Cada vez que tengas que solicitar una nueva, perderás tiempo.

Semana 1-2: los documentos que desbloquean todo

Certificado de últimas voluntades

Este documento es esencial: confirma si el fallecido otorgó testamento y, si lo hizo, ante qué notario y en qué fecha. Se solicita al Ministerio de Justicia (Registro General de Actos de Última Voluntad).

Plazo importante: no se puede solicitar hasta pasados 15 días hábiles desde el fallecimiento. Esto es un requisito legal porque el registro necesita tiempo para actualizarse.

Se puede pedir online a través de la sede electrónica del Ministerio de Justicia o presencialmente. El trámite cuesta 3,82€ (tasa modelo 790, código 006). Tarda entre 7 y 10 días hábiles en llegar.

Certificado de contratos de seguros de cobertura de fallecimiento

Se pide en el mismo trámite y al mismo organismo que el certificado de últimas voluntades. Informa de si el fallecido tenía seguros de vida u otros seguros que cubran el fallecimiento.

Muchas familias desconocen que existían seguros contratados —a veces vinculados a hipotecas, tarjetas de crédito o convenios laborales— y este certificado es la única forma de descubrirlos todos.

Copia autorizada del testamento

Si el certificado de últimas voluntades confirma que hay testamento, el siguiente paso es ir a la notaría donde se otorgó y solicitar una copia autorizada. Solo pueden solicitarla los herederos, y necesitan llevar el certificado de defunción y el de últimas voluntades.

Si el testamento se otorgó hace muchos años y la notaría ya no existe, el protocolo se habrá transferido a otra notaría o al Colegio Notarial de la provincia. Es un paso extra, pero rastreable.

Declaración de herederos (si no hay testamento)

Si el certificado de últimas voluntades indica que no hay testamento, los herederos necesitan una declaración de herederos abintestato, que se hace ante notario. Requiere dos testigos que conozcan a la familia y acrediten el parentesco.

Este trámite tarda más y cuesta más que simplemente obtener una copia del testamento. Los honorarios notariales suelen rondar los 250-300€, y el proceso puede alargarse varias semanas.

Para la herencia: el inventario documental

Una vez que se tiene claro quiénes son los herederos (por testamento o por declaración), hay que reunir la documentación de todos los bienes y deudas del fallecido. Aquí es donde muchas herencias se atascan durante meses.

Bienes inmuebles

• Escrituras de propiedad de viviendas, locales, terrenos o garajes.
• Nota simple del Registro de la Propiedad de cada inmueble (se pide online en registradores.org, cuesta unos 9€ y tarda 24-48 horas).
• Último recibo del IBI de cada propiedad, que además indica el valor catastral.

Cuentas y productos bancarios

• Certificados de saldos y posiciones a fecha de fallecimiento. Se piden en cada banco donde el fallecido tuviera cuentas, presentando el certificado de defunción y la acreditación de heredero.
• Contratos de depósitos, fondos de inversión, planes de pensiones.

Seguros

• Pólizas de seguros de vida, de decesos y cualquier otro seguro que aparezca en el certificado de contratos de seguros.

Vehículos

• Permiso de circulación y ficha técnica.
• Contrato de compraventa o factura.

Otros

• Contratos de préstamos o hipotecas pendientes.
• Participaciones en empresas o sociedades.
• Activos digitales: cuentas con saldo (PayPal, plataformas de inversión), criptomonedas, dominios web.

Los plazos que no puedes olvidar

Trámite	Plazo
Inscripción en Registro Civil	24 horas
Solicitar certificado de últimas voluntades	A partir del día 15 tras el fallecimiento
Pagar el Impuesto de Sucesiones	6 meses desde el fallecimiento
Solicitar prórroga del Impuesto de Sucesiones	Dentro de los 5 primeros meses
Plusvalía municipal (si hay inmuebles)	30 días hábiles
Comunicar al banco	No hay plazo legal, pero cuanto antes mejor

El plazo más crítico es el del Impuesto de Sucesiones: 6 meses desde la fecha de fallecimiento. Pasado ese plazo, se aplican recargos del 5% al 20% más intereses de demora. Si necesitas más tiempo, puedes solicitar una prórroga de 6 meses adicionales, pero hay que pedirla dentro de los primeros cinco meses.

Dónde se pierde realmente el tiempo

Si miras la lista de documentos, la mayoría son trámites con plazos conocidos y procedimientos claros. El verdadero cuello de botella no es el papeleo oficial: es la información que falta.

¿En qué bancos tenía cuentas? ¿Hay algún seguro de vida aparte de los que aparecen en el certificado? ¿Dónde están las escrituras de la casa del pueblo? ¿Tenía un plan de pensiones de empresa? ¿Quién es su asesor fiscal?

Cuando esas respuestas no están en ningún sitio, los herederos tienen que reconstruir la vida financiera del fallecido pieza por pieza. Ir banco por banco, revisar cajones, buscar entre papeles, llamar a conocidos. Semanas o meses de trabajo que podrían haberse evitado.

heredIA existe para eso: para que toda esa información esté identificada, organizada y accesible cuando llegue el momento. No sustituye ningún trámite legal, pero hace que cada uno de ellos pueda empezar sin demora.

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heredIA es una herramienta para organizar tu patrimonio e instrucciones de forma privada y segura. No somos un servicio de asesoría legal ni fiscal. Para tramitar una herencia, consulta siempre con un notario, gestor o abogado especializado.