Inventario de bienes para tus herederos: qué documentar, cómo organizarlo y por qué urge hacerlo

Cuatro meses. Ese es el tiempo que tardó una familia en encontrar el seguro de vida del padre. El pago del ISD tenía un plazo de seis meses. El seguro habría reducido la carga fiscal porque forma parte de la base imponible. Pero nadie sabía que existía, y cuando lo encontraron ya habían liquidado el impuesto, calculado mal, y presentado la autoliquidación con un error difícil de corregir.

Este escenario se repite con una regularidad que no debería sorprender. Las herencias generan conflictos no por maldad sino por desinformación: nadie sabe qué hay, dónde está ni cómo acceder. El inventario patrimonial es la solución más sencilla y más postergada. Esta guía explica qué debe incluir, cómo organizarlo y, sobre todo, por qué hacerlo ahora y no "cuando haya tiempo".

Por qué el inventario es el primer problema de cualquier herencia

Cuando alguien fallece, sus herederos tienen que localizar activos que pueden estar distribuidos en múltiples entidades: varias cuentas bancarias en distintos bancos, depósitos a plazo que no generan movimientos visibles, fondos de inversión en gestoras, seguros de vida con compañías distintas al banco habitual, acciones en cuentas de valores, inmuebles con cargas hipotecarias, deudas con Hacienda o con terceros.

La ley establece plazos que no esperan. El Impuesto de Sucesiones tiene un plazo de seis meses desde el fallecimiento (prorrogable a doce con intereses). El certificado de seguros de vida del fallecido —que puedes solicitar en el Ministerio de Justicia— tarda semanas en llegar. El banco no facilita el acceso a las cuentas hasta que hay acreditación de heredero, lo que requiere el certificado de defunción, el certificado de últimas voluntades y, si hay testamento, la copia autorizada notarial. Si no hay testamento, la declaración de herederos ab intestato es un proceso notarial que puede tardar semanas o meses.

Cada día de retraso en localizar activos es un día más de presión sobre el plazo del ISD y un día más de incertidumbre para la familia.

Las 8 categorías que debe cubrir un inventario completo

1. Cuentas bancarias y productos de ahorro

Para cada cuenta: banco, número de IBAN, tipo de cuenta (corriente, ahorro, depósito a plazo), saldo aproximado y si hay cotitulares o beneficiarios designados. Para los depósitos a plazo: fecha de vencimiento y condiciones de cancelación anticipada.

Lo que muchos olvidan: las cuentas de nómina o domiciliación de recibos que se usan poco pero tienen fondos, las cuentas en bancos online (N26, Revolut, Wise) que no siempre están vinculadas al banco habitual, y los planes de ahorro sistemático o las imposiciones a plazo de hace años que "ya no se tocan".

2. Seguros de vida y de ahorro

Para cada póliza: compañía aseguradora, número de póliza, capital asegurado, beneficiarios designados y si la prima está al corriente de pago. Es crucial distinguir entre:

• Seguros de vida riesgo: en caso de fallecimiento, el capital va a los beneficiarios designados (que pueden ser distintos de los herederos legales). Este capital tributa por el ISD pero directamente a los beneficiarios, no pasa por el caudal hereditario.
• Seguros de vida ahorro o unit-linked: funcionan como inversión. Su valor sí forma parte de la herencia.
• Seguros vinculados a la hipoteca: cubren el saldo pendiente en caso de fallecimiento. El beneficiario es el banco.

Sin esta información, los beneficiarios de un seguro pueden perder el derecho a cobrar por no reclamarlo en plazo. La prescripción de las acciones para reclamar el seguro de vida es de cinco años (art. 23 Ley de Contrato de Seguro), pero es un derecho que los herederos tienen que ejercer activamente.

3. Inmuebles y derechos reales

Para cada inmueble: dirección completa, referencia catastral, título de adquisición (compraventa, herencia, donación), situación registral (cargas, hipotecas), cuota de propiedad si es en pro indiviso, y si está arrendado, condiciones del contrato y datos del inquilino.

La referencia catastral permite acceder al valor catastral del inmueble, que las comunidades autónomas utilizan como base de referencia para el ISD. Conocerla permite anticipar la carga tributaria.

4. Inversiones financieras

Acciones cotizadas, fondos de inversión, ETFs, planes de pensiones y planes de previsión asegurada. Para cada uno: entidad depositaria, número de valores o participaciones, y si se trata de un plan de pensiones, el beneficiario designado (los planes de pensiones no forman parte de la herencia; van al beneficiario designado y tributan como rendimiento del trabajo, no como herencia).

Los planes de pensiones tienen una tributación muy diferente al resto de la herencia. Un heredero que no sabe que existe un plan de pensiones puede no reclamarlo nunca, o reclamarlo sin optimizar la forma de cobro (capital, renta o mixto tienen tratamientos fiscales distintos).

5. Deudas y obligaciones pendientes

El inventario debe incluir también el pasivo: hipotecas con saldo pendiente, préstamos personales, deudas con Hacienda, cuotas de comunidad pendientes, recibos impagados. Los herederos heredan también las deudas, y conocerlas antes de aceptar la herencia es fundamental para decidir si aceptar a beneficio de inventario o renunciar.

6. Activos digitales y cuentas online

Cuentas de correo electrónico, perfiles en redes sociales, suscripciones (Netflix, Spotify, Adobe, Office), cuentas en plataformas de inversión online, wallets de criptomonedas y contraseñas del gestor de contraseñas principal. Este punto se desarrolla en detalle más adelante, pero su mención en el inventario es esencial.

7. Vehículos y bienes muebles de valor

Para cada vehículo: matrícula, marca, modelo, año y si tiene préstamo vinculado. Para bienes muebles de valor (joyas, obras de arte, colecciones): descripción y valoración orientativa. En el ISD, los bienes muebles se valoran a precio de mercado, y Hacienda puede discutir una valoración que le parezca baja.

8. Documentos esenciales localizados

No solo el inventario de bienes: también dónde están los documentos que los herederos van a necesitar. DNI, libro de familia, testamento (o indicación de que no hay testamento notarial), escrituras de propiedades, contratos de seguro, títulos de participaciones societarias, poderes notariales vigentes, y cualquier documento que pueda afectar a la herencia.

Cómo organizar el inventario para que sea útil

Un inventario que existe pero que nadie sabe dónde está no sirve de nada. El problema no es solo crearlo sino hacerlo accesible para quien lo necesite en el momento en que lo necesite, que suele ser un momento de duelo e incertidumbre.

La solución más sencilla es designar un Guardián: una persona de confianza que sepa que el inventario existe, dónde está y cómo acceder a él. No tiene que conocer el contenido en vida, solo saber cómo encontrarlo cuando sea necesario.

El inventario debe actualizarse cada vez que cambia algo relevante: se compra o vende un inmueble, se cancela un préstamo, se suscribe un nuevo seguro, se cambia de banco. Un inventario desactualizado puede ser peor que ninguno si lleva a los herederos a buscar activos que ya no existen o a ignorar otros que se han adquirido después.

Por qué "ya lo haré" cuesta caro

No hay ningún momento mejor que el presente para hacer el inventario. La alternativa —que lo haga alguien con poderes notariales en caso de incapacidad sobrevenida, o que los herederos lo reconstruyan después del fallecimiento— es más lenta, más cara, más conflictiva y más incompleta.

El coste de un inventario bien hecho es unas horas de trabajo. El coste de no hacerlo puede medirse en impuestos pagados de más por no encontrar deudas deducibles, en seguros no reclamados, en plazos incumplidos con recargo, en conflictos familiares por activos que aparecen cuando ya se ha hecho la partición, y en meses de gestión que podían haberse evitado.