Protocolo familiar en una empresa: qué es, qué debe incluir y por qué el 70% de las empresas familiares no sobrevive al segundo relevo

La estadística es dura: según el Instituto de Empresa Familiar, menos del 30% de las empresas familiares españolas sobrevive al paso de la primera a la segunda generación. Menos del 15% llega a la tercera. Las causas son múltiples, pero la principal no es económica: es la falta de acuerdos previos sobre quién manda, quién trabaja, quién cobra y qué pasa cuando alguien quiere salir.

El protocolo familiar es el instrumento jurídico diseñado específicamente para afrontar estas cuestiones antes de que se conviertan en conflictos.

Qué es el protocolo familiar y qué no es

El protocolo familiar es un acuerdo escrito entre los miembros de una familia propietaria de una empresa en el que regulan sus relaciones en torno a la empresa: gobierno, propiedad, sucesión, retribución y salida. No es un testamento ni una escritura notarial (aunque puede incorporarse a instrumentos jurídicos vinculantes). En su forma básica, es un contrato privado con valor moral y, en la medida en que se articule correctamente, también valor jurídico.

El Real Decreto 171/2007 regula la publicidad de los protocolos familiares en el Registro Mercantil. Aunque la inscripción no es obligatoria, sí permite oponer el protocolo frente a terceros y refuerza su valor vinculante.

Las materias que debe regular

Gobierno corporativo. Quién toma las decisiones estratégicas, cómo se estructura el consejo de administración, si hay consejeros independientes, qué mayorías se requieren para decisiones ordinarias y extraordinarias. Muchas empresas familiares funcionan con un administrador único que es el fundador. Cuando ese fundador falla o quiere retirarse, el vacío de gobierno puede ser devastador.

Acceso de familiares a la empresa. ¿Pueden trabajar en la empresa todos los familiares que lo deseen? ¿Solo los que tengan titulación adecuada? ¿Solo los que superen un periodo externo mínimo en otra empresa? ¿Con qué salario y condiciones? Sin estas reglas, la empresa puede convertirse en un refugio de familiares que no añaden valor, lo que genera tensiones con los empleados no familiares y deteriora los resultados.

Retribución y dividendos. Cómo se remunera a los familiares que trabajan en la empresa (que debe ser comparable al mercado, no arbitraria), cuándo y cómo se distribuyen dividendos, y cómo se financian las necesidades personales de los socios sin drenar la caja empresarial.

Transmisión de participaciones. Las restricciones a la transmisión libre de participaciones son el núcleo duro del protocolo. Sin ellas, un socio familiar puede vender su parte a un tercero o a un familiar conflictivo, poniendo en riesgo el control familiar. Los mecanismos más habituales son: derecho de adquisición preferente, obligación de oferta interna antes de transmitir a terceros, valoración pactada de las participaciones y condiciones de compraventa en caso de fallecimiento, divorcio o incapacidad de un socio.

Sucesión en la dirección. Quién asumirá la dirección cuando el actual líder no pueda o no quiera continuar. Esto incluye el proceso de selección, los criterios de idoneidad, el periodo de transición y el papel del fundador o generación saliente durante ese periodo.

Cláusulas de salida. ¿Qué pasa si un socio familiar quiere desinvertir? ¿A qué precio? ¿Quién tiene la obligación de comprar? Las cláusulas de liquidez son especialmente relevantes para los socios no activos en la empresa (herederos que no trabajan en ella pero sí son propietarios).

Resolución de conflictos. Un protocolo sin mecanismo de resolución de conflictos es incompleto. Debe establecer si los desacuerdos se resuelven mediante mediación, arbitraje o junta de familia, y qué órgano tiene la última palabra en caso de empate.

Cómo se articula jurídicamente

El protocolo familiar en sí mismo puede ser vinculante o no vinculante. Para que sea jurídicamente exigible, sus cláusulas deben trasladarse a instrumentos jurídicos con valor legal:

• Los estatutos sociales recogen las restricciones a la transmisión de participaciones, los requisitos para ser administrador y las mayorías cualificadas.
• Los pactos parasociales entre socios regulan aspectos que no pueden o no convienen incluir en los estatutos.
• Las capitulaciones matrimoniales protegen el patrimonio empresarial frente a divorcios de socios casados.
• El testamento ordena la sucesión hereditaria en línea con lo acordado en el protocolo.

Sin esta traslación a instrumentos vinculantes, el protocolo tiene valor moral pero puede no ser ejecutable en sede judicial si un socio decide incumplirlo.

Cuándo hacerlo

El momento óptimo para hacer el protocolo es cuando la empresa funciona bien y las relaciones familiares son buenas. No cuando ya hay conflicto: entonces es demasiado tarde para negociar sin presión y las posiciones están polarizadas.

Las empresas que llegan a la segunda generación de forma ordenada tienen una característica común: el fundador abordó la cuestión de la sucesión con décadas de antelación, no con urgencia.